SỐ HÓA TÀI LIỆU - TĂNG TRUY VẤN - TIẾT KIỆM KHÔNG GIAN

Tham Khảo:
1: bpo là gì
2: Công ty outsource phần mềm
3: business process outsourcing companies

Vậy số hóa tài liệu là gì? Số hóa tài liệu, tức là chuyển tài liệu lưu trữ từ bản in giấy sang bản scan kết hợp với nhập dữ liệu quan trọng vào cơ sở dữ liệu, đồng thời sử dụng phần mềm quản lý tài liệu hoặc thư viện để dễ dàng tra cứu, tìm kiếm.
  • Chuẩn bị tài liệu: phân loại, đánh giá, làm phẳng, làm sạch…
  • Quét tài liệu – chuyển từ định dạng giấy sang định dạng file scan (ảnh hoặc pdf)
  • Hiệu chỉnh bản scan, đặt tên, sắp xếp, tổ chức
  • Nhập dữ liệu quan trọng trong từ các file scan hoặc đọc tự động sử dụng phần mềm
  • Tổ chức quản lý hệ thống file và cơ sở dữ liệu
  • Cấp phát quyền truy cập cho các thành viên doanh nghiệp theo vai trò

AI SẼ ĐƯỢC LỢI TỪ SỐ HÓA TÀI LIỆU?

  • Ban lãnh đạo công ty: Số hóa tài liệu giúp tiết kiệm chi phí cho không gian lưu trữ và thời gian tìm kiếm.
  • Nhân viên văn thư hoặc thư viện: Không phải lục lọi trong kho đầy bụi để tìm kiếm tài liệu cũ, nhanh chóng tìm được tài liệu cần thiết bằng một vài thao tác.
  • Người dùng: dễ dàng truy cập, tìm kiếm, đọc tài liệu từ thiết bị cá nhân.

SỐ HÓA TÀI LIỆU - TỰ LÀM HAY THUÊ NGOÀI?

Doanh nghiệp có thể lựa chọn tự làm số hóa tài liệu hoặc thuê ngoài. Tuy nhiên, nếu đối với 1 doanh nghiệp mới hoạt động thì việc tự số hóa tài liệu là hoàn toàn khả thi, thì đối với các doanh nghiệp lớn đã hoạt động lâu năm, khối lượng tài liệu lớn thì tự làm sẽ là 1 bài toán làm ngần ngại bất kỳ nhóm nhân viên nào.
  • Không lượng hóa được thời gian số hóa
  • Cần đầu tư máy móc thiết bị
  • Cần nhân sự có chuyên môn quản lý thư viện hoặc lưu trữ

Trong trường hợp đó, thuê ngoài dịch vụ số hóa tài liệu sẽ là một lựa chọn đáng đồng tiền bát gạo.
DOANH NGHIỆP NÊN SỬ DỤNG SỐ HÓA TÀI LIỆU?

  • Những doanh nghiệp lớn, nhiều năm tuổi thường có khối lượng lưu trữ lớn.
  • Doanh nghiệp làm việc với khối lượng lớn tài liệu, bản thiết kế như xây dựng, mỏ.
  • Các doanh nghiệp đang trong lộ trình chuyển đổi số, tích hợp công nghệ vào các công đoạn sản xuất, kinh doanh.