Khách mời là nhân tố chính quyết định thành công của event vì thế để event tổ chức được thành công đòi hỏi người tổ chức event nên phải có các giải pháp để quản lý hoàn chỉnh khách mời tham gia event đem tới sự hài lòng cho họ. Để đạt được điều đó không phải là một điều đơn giản cần phải tổ chức theo một tiến trình rõ ràng để tránh xảy ra thiếu xót.

cho thuê rối hơi

Dưới đây chúng tôi sẽ gợi ý cho bạn một số việc bạn cần làm để quản lý tốt khách mời tham dự sự kiện để tổ chức được một event hoàn chỉnh.

Xác định đối tượng khách mời tham gia sự kiện

Khi đã nhận được đơn đặt hàng của khách hàng thì bạn nên xác định đối tượng tham gia sự kiện gồm đa số ai, số lượng là bao nhiêu, bạn nên nghiên cứu kĩ càng vấn đề này để bạn có thể xác định được đối tượng khách mời thuộc tầng lớp nào khi đó bạn sẽ chuẩn bị thư mời tham gia event cho phù hợp Nếu cần bạn có thể gọi điện thoại để xác nhận.

Việc này sẽ đem đến cho bạn rất nhiều điểm cộng đó là bạn sẽ có được danh sách số lượng khách mời tham gia event một cách thức chính xác. Nhưng bạn nên lưu ý một điều đó là thường xuyên rà soát số lượng khách mời xem sao có thay đổi hoặc là không, tốt bạn cần chốt số lượng khách là bao nhiêu trước khi sự kiện được diễn ra khoảng 2 ngày.

Chuẩn bị khu vực check in cho khách mời

Check in là một việc không thể thiếu trong hầu hết đa số sự kiện nguyên nhân vì thế bạn nên chuẩn bị những bàn có đa số PG phục vụ để giúp đỡ khách hàng check in khi tham dự sự sự kiện. Nếu bạn tổ chức các sự kiện như event khởi công, event khánh thành, khai trương thì bạn nên sắp xếp một khu vực check in riêng cho khách mời đặt biệt là những event này có sự tham dự của các khách VIP và giới truyền thông. Nếu có điều kiện bạn cần sắp xếp thêm ít nhất hai PG đứng phía trước để điều tiết và hướng dẫn khách mời vào bàn check in.

Chú ý sự an toàn của khách mời

nếu như sự kiện được thực hiện trong những nhà hàng khách sạn thì những nơi này đã được trang bị đầy đủ trang thiết bị và được bố trí các bảo vệ ở đó.

cho thuê pg siêu thị

Nhưng nếu như tổ chức sự kiện ngoài trời thì việc kiểm soát khách mời là một vô cùng khó khăn vì thế bạn nên có biện pháp để đảm bảo an toàn cho khách mời. Bạn nên thiết kế một lối đi dẫn ra cửa an toàn hoặc là lối thoát hiểm luôn phải thông thoáng.