Đối với các người làm event, phải làm thật tương đối nhiều, phải trải nghiệm để có thể xử lý được các nguy cơ thất bại có thể xảy ra. Một trong đa số tình huống mà nhiều người tổ chức cảm thấy “khó xử” đó là tình trạng đến giờ khai mạc rồi nhưng hội trường vẫn còn khá vắng. Đặc biệt là trong những event hội nghị mà có đa số đại biểu quan trọng tham gia và họ đã tới đông đủ trước giờ khai mạc trong chương trình.

cho thuê thiết bị âm thanh

Để xử lý vấn đề này, không hề ít người có đa số cách thức khác nhau với đa số hiệu quả khác nhau. Tuy nhiên, tất cả mọi người đều đồng ý rằng, khách mời là yếu tố quan trọng trong sự kiện, sự xuất hiện của khách mời đôi khi quyết định sự thành bại của event. Do đó, bạn cần phải phòng tránh hình huống này xảy ra từ khi lên kế hoạch cho event. Nếu để trường hợp như nói trên diễn ra, bạn phải đồng ý với tôi rằng khả năng quản lý của bạn chưa tốt nhất.

nếu như event của bạn là chương trình cộng đồng, khách mời tới từ vô cùng nhiều nguồn và thậm chí là bạn khó có thể kiểm soát thì có lẽ giải pháp tình thế lúc đó là mở cửa tự do cho tất cả khán giả. Đồng thời, bạn phải nhanh chóng huy động nhân sự tìm cách thức thu hẹp bớt không gian tổ chức để tạo cảm giác khách mời đông hơn hay thu dọn bớt ghế trống để mọi người nhìn vào không cảm thấy quá thưa thớt.

Nếu là một event như hội nghị, hội thảo mà lượng khách mời đến quá ít, hoặc trễ so với dự kiến thì bạn cần yêu cầu tất cả nhân viên gọi điện cho khách mời để nhắc họ về sự kiện chuẩn bị diễn ra, hay đang diễn ra tại địa điểm nào.

cho thue ban ghe gia re

Bạn hãy tận dụng thời gian trước khi diễn ra để cần mở những loại nhạc sôi động, hào hứng để tạo không khí cho chương trình của bản thân. Với đa số khách mời đã đến sớm thì bạn có thể mời họ lên hàng ghế đầu để ngồi, điều này giúp đỡ cho khán phòng nhìn có vẻ đông hơn một chút. Bạn cũng có thể huy động thêm những nhân sự phục vụ sự kiện trước và sau khi event kết thúc để ngồi vào ghế khách mời. Lưu ý là bạn không cần huy động các nhân sự đang làm nhiệm vụ trong sự kiện, điều đó chỉ làm mọi chuyện thêm rối hơn mà thôi.

MC đóng vai trò quan trọng trong event, đặc biệt trong trường hợp này. Nhất là trong phần đặt câu hỏi hay là thảo luận, giao lưu với diễn giả thì MC phải khuấy động được không khí, tạo động lực cho khách mời hào hứng tham dự vào chủ đề của hội nghị.