Những chú ý giúp doanh nghiệp khi mua máy chấm công

Với sự phát triển không ngừng của công nghệ thông tin, máy chấm công đang là công cụ đắc lực giúp đỡ bộ phận quản lý nhân sự trong vấn đề quản lý thời gian làm việc của nhân viên.
Đặc biệt đối với các công ty và doanh nghiệp lớn, việc quản trị nhân sự gồm rất nhiều nhiệm vụ phức tạp, trong đó kiểm soát và quản lý thời gian làm việc, thời gian ra vào của người lao động vốn là nhiệm vụ đòi hỏi nhiều quy trình và trí óc.

​

Máy chấm công bao gồm 2 loại cơ bản: máy chấm công cơ học và máy chấm công điện tử.

Đối với máy chấm công cơ học thì dữ liệu được lưu trên thẻ giấy. Khi xử lý dữ liệu bộ phận nhân sự cần phải tự đọc và xử lý thông tin.

Còn đối với máy chấm công điện tử sử dụng phần mềm chấm công, máy có bộ nhờ và phần mềm kết nối trực tiếp tới máy tính để người sử dụng có thể dễ dàng lấy dữ liệu và xử lý. Máy chấm công điện tử gồm 3 loại chính: máy chấm công thẻ từ, thẻ cảm ứng và vân tay. Mỗi loại máy chấm công này có một đặc điểm riêng, mỗi doanh nghiệp có thể lựa chọn máy chấm công tùy theo nhu cầu sử dụng. Chẳng hạn như máy chấm công dùng thẻ sẽ phù hợp hơn với bộ phận sản xuất bởi nó bền hơn trong điều kiện nhà xưởng, đối với văn phòng thì nên sử dụng máy chấm công vân tay....



Trước khi xác định mua máy chấm công, doanh nghiệp nên đặt ra câu hỏi và tự trả lời nếu mua máy chấm công:

- Mô hình và lĩnh vực hoạt động của công ty: Văn phòng, nhà máy sản xuất, số lượng nhân viên bao nhiêu? Đặc thù mô hình hoạt động?

- Có bao nhiêu cửa ra vào, bao nhiêu ca làm việc, số lượng nhân viên ra/ vào tại cùng một cửa như thế nào?

- Nhu cầu chỉ cần chấm công In/Out hay cả kiểm soát cửa ?

- Yêu cầu dữ liệu báo cáo cần in ra như thế nào? Thông tin quản lý nào mà xếp bạn yêu cầu cần có?

- Chọn loại công nghệ chấm công: Thẻ giấy, thẻ từ, vân tay? Tại sao nên chọn công nghệ đó? Chi phí dự kiến?



Đây là những tiêu chí giúp doanh nghiệp hình dung ra được yêu cầu và sản phẩm máy chấm công cho mình, tuy nhiên để có một dịch vụ hoàn thiện về giá cả, uy tín chất lượng máy chấm công cùng một dịch vụ bảo trì, bảo hành hay nâng cao máy chấm công về lâu dài thì:

- Tìm kiếm, liệt kê các nhà cung cấp có mặt hàng máy chấm công đó đó. Ưu tiên các địa chỉ được người quen giới thiệu hoặc đã có thương hiệu về máy chấm công từ trước đó.

- Yêu cầu báo giá, mô tả tính năng kỹ thuật về máy chấm công.

- Làm việc trực tiếp với bộ phận bán hàng, xem catalog, thương hiệu sản phẩm, thông tin dịch vụ chăm sóc khách hàng sau bán hàng… Đôi khi, ấn tượng về thái độ giao tiếp khách hàng của nhân viên kinh doanh cũng giúp bạn có được cái nhìn tổng quan và niềm tin về nơi cung cấp dịch vụ chất lượng.

- Tìm hiểu về uy tín công ty, quá trình hoạt động và qua một vài khách hàng đã sử dụng sản phẩm máy chấm công của nhà cung cấp đó.

- Lựa chọn model, tính năng và giá cả phù hợp của nhà cung cấp đáp ứng được tiêu chí đã đề ra.

- Xem trực tiếp các sản phẩm máy chấm công hợp với nhu cầu của mình, tìm hiểu qua những chức năng, tiện ích chính của sản phẩm.

- Ký hợp đồng và triển khai lắp đặt, hướng dẫn sử dụng máy chấm công cụ thể.

Không chỉ là một sản phẩm chuyên chấm công,máy chấm công còn là một công nghệ quản lý nhân sự hữu dụng nếu người dùng biết cách sử dụng và khai thác triệt để tính năng của máy.

Xem Thêm: Cách chọn máy chấm công phù hợp kinh doanh