02 việc cần làm nếu muốn tìm kiếm đơn vị tài trợ cho sự kiện

Nếu như muốn tiết kiệm bớt chi phí khi tổ chức event thì không thể nào không vận động nhà tài trợ cho event, dù thực hiện event với mục đích gì. Nhưng để tìm kiếm tài trợ cho sự kiện là một việc không hề dễ dàng đòi hỏi phải đem tới sự ấn tượng cho các nhà tài trợ. Vậy cần phải làm gì để tìm kiếm nhà tài trợ cho sự kiện? Để trả lời được câu hỏi này bạn có thể tham khảo các thông tin mà chúng tôi gợi ý dưới đây.

Xác định nhà tài trợ cho sự kiện là những đối tượng nào?

Việc xác định được khách hàng tiềm năng sẽ là một cách thức giúp bạn tiết kiệm thời gian, chi phí và gia tăng hiệu quả chạy tài trợ. Thông thường, khi chạy tài trợ, nhà tổ chức thường phân ra các gói tài trợ khác nhau tùy theo giá trị tài trợ như tài trợ độc quyền, tài trợ vàng, tài trợ bạc, tài trợ hạng mục.

tổ chức sự kiện tổng kết cuối năm

Để tránh những việc làm không chuyên nghiệp trong quá trình làm việc, trước khi thiết kế hồ sơ tài trợ, bạn phải xác định được ngân sách tối thiểu để có thể thực hiện event và thời gian tối thiểu phải chốt lại tất cả các khoản tài trợ. các chương trình lớn, có trị giá hàng tỷ đồng, thông thường phải gởi hồ sơ chào tài trợ trước cả năm để nhà tài trợ sắp xếp đưa vào kế hoạch marketing của mình.

Ai sẽ đứng ra thuyết phục khách hàng?

Sau khi gởi hồ sơ tài trợ và hẹn gặp được nhà tài trợ để trao đổi trực tiếp, lúc này bạn nên quyết định danh sách những người nào thuộc ê kíp đi gặp nhà tài trợ cho event. Người vận động tài trợ sẽ có vai trò làm cầu nối giữa ban thực hiện và nhà tài trợ. Thứ hai là người lập ý tưởng, viết chương trình: Họ là người nắm rõ nhất linh hồn của event, họ hiểu thông điệp cần truyền tải, nội dung cụ thể của chương trình hơn tất cả những người khác nên có thể thể hiện nó một cách thuyết phục nhất.

dịch vụ tổ chức lễ khai trương

Tiếp theo người trực tiếp thực hiện event nhà tài trợ có thể muốn biết về sơ đồ mặt bằng để quyết định việc đặt gian hàng tài trợ, muốn biết về quá trình đón khách để có thể phát tờ rơi quảng bá. Sau khi nhà tài trợ đồng ý với việc tài trợ, hai bên sẽ tiến hành ký kết hợp đồng với các điều khoản rõ ràng về quyền lợi và nghĩa vụ của hai bên. Một vài nhà tài trợ còn yêu cầu bên thực hiện sự kiện đính kèm kế hoạch tổ chức.