Một sự kiện đấu thầu thường được tổ chức theo quy trình cụ thể như thế nào?

Sự kiện nào cũng vậy khi thực hiện bạn phải tuân thủ theo một quy trình nhất định, có như thế bạn mới có thể hạn chế bớt các nguy cơ thất bại có thể xảy ra trong quá trình tổ chức. Sự kiện đấu thầu cũng thế bạn phải tuân thủ theo quy trình như vậy bạn mới có thể thực hiện hoàn hảo, đem tới sự hài lòng cho khách hàng khi tham dự.

To chuc Tet trung thu cho thieu nhi

Vậy sự kiện đấu thầu được tổ chức theo quy trình nào? Để trả lời được câu hỏi này bạn có thể tham khảo một số thông tin mà chúng tôi gợi ý dưới đây.

Xác định quy trình thực hiện như thế nào?

Đây là quy trình thường được bất kỳ tổ chức đại diện nào, ở bất kỳ cấp nào, họ có trách nhiệm chọn tổ chức nào sẽ tổ chức một event và yêu cầu mỗi thực hiện đối thủ cung cấp đề xuất chi tiết cách thực hiện sự kiện. Mục tiêu chính của quá trình đấu thầu là: Đưa ra đề xuất thầu và đệ trình tài liệu cho cơ quan lựa chọn trước ngày yêu cầu. Từ đó những đơn vị tổ chức có thể trả lời những câu hỏi của người lựa chọn.

Lên kế hoạch chi tiết cho event

Điều bạn cần làm là chuẩn bị hồ sơ sự kiện để những ai đọc hồ sơ có thể biết về các địa điểm thích hợp tổ chức sự kiện của họ. Hồ sơ nên đưa ra những cơ sở vật chất có sẵn của địa điểm đó. Cần có các diễn tả chi tiết khán giả sẽ thích gì, cần gì. Từ đó lồng ghép vào trong hồ sơ địa điểm gợi ý sẽ đáp ứng được những gì khán giả mong muốn. Đừng quên những địa điểm công cộng, bãi đỗ xe để khán giả có thể thuận tiện tới địa điểm đó, kể cả là người đi bộ, người sử dụng phương tiện cá nhân hoặc phương tiện công cộng. Chuẩn bị chương trình event về ngày tháng thực hiện.

Chuẩn bị ngân sách thực hiện event

Thực hiện đấu thầu cho sự kiện này nên dự thảo ngân sách chi tiêu có thể có. Việc dự toán rất cần thiết, thể hiện được sự chuyên nghiệp và tầm nhìn của đơn vị đấu thầu. Đồng thời giúp nhà lựa chọn cân nhắc, định vị được nên chọn đơn vị nào phù hợp với ngân sách họ đang có.

to chuc le khai truong

Đồng thời nhà thầu cũng có thể thu lãi bằng việc bán nước, quầy đồ ăn tự động,… những hình thức thu nhập này nên được phản ánh trong ngân sách trong đề xuất sự kiện. Bạn cần chuẩn bị phần mục đích trong hồ sơ sự kiện vì tài liệu này có thể được xem từ nhiều bên có liên quan.